E-imza nedir ve nasıl kullanılır gibi sorular, e-imza kavramının hayatımıza girişi ile artmıştır. Elektronik imza anlamına gelen bu terim, diğer elektronik verilere eklenerek bahsi geçen belgenin doğrulanmasını sağlayan bir sistemidir. E-imza ile imzalanan dijital belgeler kimlik doğrulamasını, belgenin doğruluğunu ıslak imzada olduğu gibi teyit eder.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile düzenlenen e-imza kullanımı, ıslak imzada olduğu gibi bir forma sahip değildir. Karakterlerden, sembollerden ve harflerden meydana gelmektedir. Her belge imzalama aşamasında benzersiz bir şekilde yeniden üretilerek imza haline getirilmektedir. Bu sistemi kullanabilmek için gerekli kurumlardan elektronik imza için bir sertifika oluşturulmaktadır. Bu sertifika imzanın doğrulanabilmesi için ihtiyaç duyulan kimlik bilgisi gibi bilgilerden oluşmaktadır.

E-İmza Nasıl Kullanılır?

E-imza, verilerin herhangi bir şekilde değiştirilmesini önlemektedir. Dijital ortamlarda gerçekleşen işlemlerin resmiyete dökülmesini kolaylaştırmaktadır. Bu belgeler yasal olarak kayıt altına geçer. Tıpkı ıslak imza ile onaylanan belgeler gibi değiştirilemezler ya da inkar edilemezler.

E-imza sistemi sayesinde imza ile onaylanması, kayda geçirilmesi gereken belgeler çok daha hızlı bir şekilde işlem görür. Elektronik imza ile onaylanan belgeler elektronik ortamda saklanır hale gelirler. Normal belgelerde olduğu gibi fiziksel saklama alanına ihtiyaç duymazlar. Böylece bu belgelerin arşivlenmesi, ihtiyaç halinde bulunması gibi durumlar çok daha kolay bir hale gelir. Bu hem kolaylık sağlar hem de oldukça çevre dostu bir yöntemdir.

Elektronik imza ile onaylanan belgeler çok daha hızlı bir şekilde işleme alınır. Ayrıca bu belgelerin gizlilik ve güvenlik sunmaları da söz konusudur. E-ticaret platformları, devlet kurumları, bankalar ve sağlık hizmetlerinde kullanılmayı daha kolay hale getirirler. Bu kurumlar arası resmi belgeler, anlaşmalar, sözleşmeler, dilekçeler, fiyat teklifleri, raporlar ve bu evrakların doğrulanma süreçleri çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleşmektedir.

E-İmza Nerelerde Kullanılır?

E-imza kullanımı günümüzde gittikçe yaygınlaşmaktadır. Özellikle resmi kurumlar arasında sıklıkla kullanılan bu sistem, kendine her alanda yer bulabilmektedir. Kamusal ve ticari alanlarda ıslak imza ile yapılan pek çok işlem yerini e-imzaya bırakmıştır. Bu uygulamanın zamanla kamusal ve ticari uygulamalar haricinde de her yerde görüleceğini öngörmek mümkündür.

E-imza ile pek çok işlem sıkıntısız bir şekilde gerçekleştirilmektedir. Islak imza gerektiren resmi belgelerin elektronik ortamda da onaylanabilmesi için son derece faydalıdır. Bu sistem ile yürürlüğe konulabilecek işlemlerden bazıları şu şekilde sıralanabilir:

  • Sosyal güvenlik
  • e-Devlet üzerinden gerçekleştirilen işlemler
  • Emniyet, nüfus müdürlükleri gibi kurumların arasındaki işlemler
  • Merkezi Sicil Kaydı Sistemi
  • Sağlık Bakanlığı’na bağlı e-Nabız, TİTCK projeleri ve e-Reçete gibi eczacılık ve hastane uygulamaları
  • KPSS, LES, YKS gibi sınav başvuru işlemleri
  • KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) işlemleri
  • e-SMM, e-Belge, e-Arşiv ve e-Fatura işlemleri
  • Sigorta ve vergi işlemleri
  • İnternet bankacılığı Gümrük ve dış ticaret uygulamaları
  • Kurum içi doküman yönetimi
  • Kimlik numarası işlemleri
  • Ulusal Yargı Ağı Bilişim işlemleri
  • İhale belgeleri
  • Ürün Takip Sistemi işlemleri
  • Türk Paten Enstitüsü işlemleri
  • Elektronik Kamu Alanları uygulamaları
  • Dijital sözleşmeler
  • Çevre Etki Değerlendirmesi
  • Elektronik Kamu Alımları Platformu işlem ve uygulamaları
  • Polis Bilgisayar Ağı işlemleri
  • Tapu ve Kadastro Bilgi Sistemi işlemleri

E-İmza Kullanmanın Avantajları

Teknolojinin kullanımın yaygın bir hale gelmesi nedeniyle pek çok iş yerinde ve resmi kurumlarda pek çok değişiklik meydana gelmiştir. Şirketler ve kurumlar arası anlaşmalar ve yazışmalar tamamen dijital ortama dökülmüş durumdadır. Bu da online ortamda daha hızlı ve kolay işlem gerçekleştirmek demektir. Bu işlemler e-imza ile çok daha kolay bir şekilde gerçekleşmektedir. Veri güvenliğinin ve gizliliğinin en iyi şekilde korunmasını sağlamaktadır.

E-imza ile imzalanan belgeler, ıslak imzayla imzalanan belgelerde olduğu gibi reddedilemez ve taklit edilemezdir. Üstelik e-imza kullanılan belgelerin değiştirilmesi de söz konusu değildir. Bu sayede imzalanan belgeler güvenle saklanabilmekte, imzaların kimlik doğrulaması kolay bir şekilde gerçekleşebilmektedir.

Dijitalleşmeyle birlikte online ortamda yapılan işlemler de hız kazanmıştır. E-imza, bu hızlandırmaların başında gelir. Birebir iletişimin gerekli görülmediği durumlarda imzalama süreçlerini çok daha kolay bir hale getirmeye yarar. E-imza ile imzalanan belgelerin çıktısının alınması ya da basılması gibi zorunlulukları yoktur. Böylece mürekkep ve kağıt gibi maliyetler de ortadan kalkar.

E-imz ile kurumsal ve bankacılık gibi işlemler de güvenle gerçekleşmektedir. Bankalar e-imza aracılığıyla müşterilerin evlerinden çıkmadan işlem yapmasını kolaylaştırmaktadır. Verilen talimatlar ve yapılan işlemler e-imza ile kolay bir şekilde gerçekleştirilmektedir.

E-İmza Güvenilir Mi?

Güvenlik talimatlarına uyulduğu müddetçe e-imza oldukça güvenilir bir sistemdir. Dijital belgelerin doğruluğunu ve bütünlüğünü teyit ederken kimlik doğrulamasını da kolay bir hale getirir. Elektronik imzalar şifreleme ve kimlik doğrulama için oldukça güvenilirdir. İmza sahibi olan kişinin kimliğini teyit eden e-imza sertifikaları ile e-imza işlemleri gerçekleşir. Bu nedenle güvenliği sağlamak adına mutlaka güvenilir bir sertifika şirketiyle çalışmak gerekir.

E-imza, ıslak imzadan çok daha fazla güvenlik önlemi sağlar. E-imzayla imzalanan belgenin imza sahibi tarafından değiştirilip değiştirilmediği ya da belgenin düzgünce saklanıp saklanmadığı öğrenilebilir. E-imza yalnızca belgeyi imzalayan kişinin gerçek olduğundan emin olmayı sağlamaz, belgenin hangi saat ve tarihte imzalandığının teyit edilmesini de sağlar.

E-İmza Nasıl Alınır?

E-imza kullanabilmek için öncelikle sertifika almak gerekmektedir. Bunun için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından onaylı olan Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı seçimi yapmak gerekir. Daha sonrasında Nitelikli Elektronik Sertifika alınmalıdır. Elektronik Sertifika imza sahiplerinin kimliklerini doğrulamada kullanılır. Ayrıca imza işlemlerinin güvenliğini de sağlar. Hukuki geçerlilik açısından oldukça önemli olan bu belgeler, elektronik imza kullanmak isteyen kişiler tarafından mutlaka alınmalıdır.

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilen Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılarının doğru seçilmesi çok önemlidir. Mutlaka BTK onaylı olmalarına dikkat edilmelidir. Sağlayıcı seçimi yaparken teknik destek, kullanım, fiyat gibi konulara dikkat edilmelidir. Bu uygulamaların iyi yapıldığından emin olmak gerekir. Ancak bu şekilde bu hizmetten kolaylıkla faydalanılabilir.

E-imza almak istenilen hizmet sağlayıcıyla iletişime geçilir. Daha sonrasında kimlik doğrulanır. Bu süreçte e-imza sahibinin kimliği doğrulanarak güvenli bir şekilde sertifikanın iletilmesi sağlanır. Kimlik doğrulama işleminden sonra elektronik sertifika hazır hale gelir.

Kamu çalışanları kamu kurumları arasındaki iletişimde e-imza kullanacaksa bu durumda başvuru çalışılan kurum tarafından gerçekleştirilir. Başvurular Ulusal Elektronik ve Kriptoloji’ye yapılır.

e-imza elektronik cihazı

Devletten E-İmza Alınır Mı?

E-imza devletten alınabilir. Elektronik imza hizmetleri Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından verilir. Bu kuruluş Türkiye Cumhuriyeti Devleti tarafından onaylanmış ve yetkilendirilmiş bir kuruluştur. Dolayısıyla elektronik sertifika vermek üzerine çalışmalarını sürdürmektedirler. Kamu Sertifikasyon Merkezi aracılığıyla alınan e-imza sertifikaları diğer sertifika sağlayıcılarından alınan elektronik imzalar gibi hukuki geçerliliğe sahiptirler. Kamu Sertifikasyon Merkezi TC vatandaşları, özel sektör ve kamu çalışanlarına farklı elektronik imza sertifika seçenekleri de sunmaktadır.

PTT Üzerinden E-İmza Alma

PTT, elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı olan firmalarla yapılan protokollerle e-imza başvurularında aracı görevi görür. PTT ile yalnızca bireysel e-imza başvuruları gerçekleşmektedir. Bu süreç şöyle işler:

  1. PTT e-imza başvuru sistemi üzerinden başvuru formu doldurulur.
  2. Hizmet alınmak istenen elektronik imza hizmet sağlayıcısı seçilir.
  3. Talep edilecek olan e-imza sertifikasının süresi seçilir.
  4. Bu işlemlerden sonra sistem bir ön başvuru kodu verir. Bu kod ile PTT iş yerlerine başvuru yapılır ve böylece süreç tamamlanmış olur.

E-İmza Başvurusu İçin Belgeler

E-imza başvurusu için bireysel ve kamusal olmak üzere iki farklı başvuru biçimi vardır.

Bireysel e-imza başvurusu için gerekenler:

Başvuru formu ile Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesine sahip olmak gerekir.
TC kimlik numarasının yer aldığı nüfus cüzdanı, ehliyet ya da pasaport

Kurumsal e-imza başvurusu için gerekenler:

  • Nitelikli Elektronik Sertifika Kullanıcı Taahhütnamesi ve başvuru formu
  • TC kimlik numarasının yer aldığı kimlik belgesi, ehliyet ya da pasaport
  • İmza sirküleri
  • Son 6 aya ait Ticaret Odası Faaliyet Belgesi

E-imzalar 1 yıllık, 2 yıllık ve 3 yıllık olacak şekilde değişir. Bu imzaların ücretleri her yıl değişmektedir.

Kimler E-İmza Alabilir?

E-imza yasal bir kimlik doğrulama araçları arasında yer alır. Herkes tarafından kullanılabilen bir yöntemdir. Elektronik imza kullanabilmek için kişilerin 18 yaşını doldurmuş olması ve Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı olması gerekir. İşletmeler ve kamu çalışanları da elektronik imza sertifikasına sahip olabilmektedirler. Kamusal kullanım için elektronik imza sertifikaları kurum adına yetkili biri tarafından alınmaktadır ve bu sertifika yine kurum için kullanılır.

E-İmza Yenileme

Kullanım süresi bitmeye yakın olan elektronik imzalar hizmet alınan elektronik sertifika hizmet sağlayıcısı ya da başka bir sağlayıcı üzerinden yenilenebilmektedir. Yenileme işleminde onay esnasında kullanılan e-imza ile başvuru gerçekleştirilebilir. İmzanın süresi dolmadan bu işlemlere başvurmak daha iyi olacaktır.

E-İmza Kaşe Olarak Kullanılır Mı?

Firmalar kaşenin elektronik hali olan Mali Mühürler, kullanım alanları farklı olduğundan elektronik imza olarak kullanılamazlar. Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından alınan Mali Mühür kurumlarca e-belge ya da e-fatura gibi uygulamalarda kullanılır. Yalnızca şahıs şirketleri e-belgelerde e-imza kullanır.

Paylaş:
Monay Uygulamasını İndir